SISTEMAS DE AGENDAMENTO DE SALAS
Sua sala de reunião está ocupada? Ou só parece ocupada?
Salas fantasmas, dupla reserva e briga por espaço: isso acaba quando você coloca um painel de agendamento na porta. Integrado ao calendário corporativo, com liberação automática por sensor de presença.
30% das salas reservadas estão vazias. E você paga por elas.
Estudos mostram que até 30% das salas reservadas em grandes empresas ficam vazias — as "salas fantasmas". Alguém reservou, não usou e esqueceu de liberar.
Consequências:
→ Equipes perdem tempo procurando sala disponível
→ Salas parecem lotadas no sistema mas estão vazias
→ Taxa de ocupação real é muito menor que a taxa de reserva
→ Empresa subdimensiona o número de salas e planeja expansão desnecessária
Um sistema inteligente de agendamento resolve isso.
Componentes do sistema
Painel Touch na Porta
Mostra disponibilidade e permite reserva
Yealink RoomPanel E2, Logitech Tap, HP Poly TC10, iPads WallDock
Integração Calendário
Sincronia com Exchange e Google
Microsoft 365, Google Workspace
Sensor de Presença
Liberação automática após 10 min vazio
Sensores integrados
App Mobile
Reserva e liberação pelo celular
Teams, Outlook, Google Calendar
Dashboard Gestão
Relatórios de ocupação
Portal web com métricas
Sinalização Integrada
Comunicação nos painéis
Magic Info, Admooh
Como funciona, em 5 passos
01 Colaborador reserva pelo Outlook, Teams ou Google Calendar
02 Painel na porta mostra "Reservado para [nome] até [horário]"
03 Colaborador faz check-in tocando o painel ou crachá
04 Sensor detecta se alguém entrou na sala
05 Se ninguém aparecer em 10 minutos, a sala é liberada automaticamente
Comparativo de soluções
Manual
Reserva pelo calendário— Não
Painel touch na porta— Não
Liberação automática— Não
Dashboard ocupação— Não
App mobile— Não
Integração Teams/Zoom— Não
SLA de suporte— Não
Básico
Reserva pelo calendário✓ Sim
Painel touch na porta✓ Sim
Liberação automática— Não
Dashboard ocupação— Não
App mobile◐ Parcial
Integração Teams/Zoom— Não
SLA de suporte— Não
KVM Completo
Reserva pelo calendário✓ Sim
Painel touch na porta✓ Sim
Liberação automática✓ Sim
Dashboard ocupação✓ Sim
App mobile✓ Sim
Integração Teams/Zoom✓ Sim
SLA de suporte✓ Sim
O agendamento de salas parece um problema simples, mas na prática é onde a maioria das empresas perde produtividade sem perceber. Já vimos casos em que o escritório tinha 30 salas mas parecia ter 15, porque 50% estavam reservadas e vazias ao mesmo tempo. A solução não é "comprar mais iPads para colocar na porta" — é integrar o painel ao calendário corporativo, colocar um sensor de presença que libera a sala automaticamente e dar visibilidade via dashboard para o Facilities. É um projeto simples de implantar, mas o impacto no dia a dia é enorme: as equipes param de perder tempo procurando sala.
Bruno Ballem - Diretor da KVM
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